REKAM MEDIS

PENGERTIAN REKAM MEDIS

1. Menurut Edna K Huffman: Rekam Medis adalah berkas yang menyatakan siapa, apa, mengapa, dimana, kapan dan bagaimana pelayanan yang diperoleb seorang pasien selama dirawat atau menjalani pengobatan.

2. Menurut Permenkes No. 749a/Menkes!Per/XII/1989:

Rekam Medis adalah berkas yang beiisi catatan dan dokumen mengenai identitas pasien, basil pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lainnya yang diterima pasien pada sarana kesebatan, baik rawat jalan maupun rawat inap.

3. Menurut Gemala Hatta

Rekam Medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan saat lampau yang ditulis oleb para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien.

4. Waters dan Murphy :

Kompendium (ikhtisar) yang berisi  informasi tentang keadaan pasien selama perawatan atau selama pemeliharaan kesehatan”.

5. Ikatan Dokter Indonesia

Sebagai rekaman dalam bentuk tulisan atau gambaran aktivitas pelayanan yang diberikan oleh pemberi pelayanan medik/kesehatan kepada seorang pasien.

ISI REKAM MEDIS

Isi Rekam Medis merupakan catatan keadaan tubuh dan kesehatan, termasuk data tentang identitas dan data medis seorang pasien. Secara umum isi Rekam Medis dapat dibagi dalam dua kelompok data yaitu:

1. Data medis atau data klinis: Yang termasuk data medis adalah segala data tentang riwayat penyakit, hasil pemeriksaan fisik, diagnosis, pengobatan serta basilnya, laporan dokter, perawat, hasil pemeriksaan laboratorium, ronsen dsb. Data-data ini merupakan data yang bersifat rabasia (confidential) sebingga tidak dapat dibuka kepada pibak ketiga tanpa izin dari pasien yang bersangkutan kecuali jika ada alasan lain berdasarkan peraturan atau perundang-undangan yang memaksa dibukanya informasi tersebut.

2. Data sosiologis atau data non-medis:

Yang termasuk data ini adalah segala data lain yang tidak berkaitan langsung dengan data medis, seperti data identitas, data sosial ekonomi, alamat dsb. Data ini oleh sebagian orang dianggap bukan rahasia, tetapi menurut sebagian lainnya merupakan data yang juga bersifat rahasia (confidensial).

KEPEMILIKAN REKAM MEDIS

Pada prinsipnya isi Rekam Medis adalah milik pasien, sedangkan berkas Rekam Medis (secara fisik) adalah milik Rumah Sakit atau institusi kesehatan. Pasal 10 Permenkes No. 749a menyatakan bahwa berkas rekam medis itu merupakan milik sarana pelayanan kesehatan, yang harus disimpan sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 tahun terhitung sejak tanggal terakhir pasien berobat. Untuk tujuan itulah di setiap institusi pelayanan kesehatan, dibentuk Unit Rekam Medis yang bertugas menyelenggarakan proses pengelolaan serta penyimpanan Rekam Medis di institusi tersebut. Karena isi Rekam Medis merupakan milik pasien, maka pada prinsipnya tidak pada tempatnya jika dokter atau petugas medis menolak memberitahu tentang isi Rekam Medis kepada pasiennya, kacuali pada keadaan-keadaan tertentu yang memaksa dokter untuk bertindak sebaliknya. Sebaliknya, karena berkas Rekam Medis merupakan milik institusi, maka tidak pada tempatnya pula jika pasien meminjam Rekam Medis tersebut secara paksa, apalagi jika institusi pelayanan kesehatan tersebut menolaknya.

KEGUNAAN REKAM MEDIS

Permenkes no. 749a tahun 1989 menyebutkan bahwa Rekam Medis memiliki 5 ,manfaat yaitu:

Sebagai dasar pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

Sebagai bahan pembuktian dalam perkara hukum

Bahan untuk kepentingan penelitian c

Sebagai dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan dan

Sebagai bahan untuk menyiapkan statistik kesehatan.

Dalam kepustakaan dikatakan bahwa rekam medis memiliki 6 manfaat, yang untuk mudahnya disingkat sebagai ALFRED, yaitu:

1Adminstratlve value: Rekam medis merupakan rekaman data adminitratif pelayanan kesehatan.

2 Legal value:  Rekam medis dapat.dijadikan bahan pembuktian di pengadilan

3. Fmanclal value: Rekam medis dapat dijadikan dasar untuk perincian biaya pelayanan kesehatan yang harus dibayar oleh pasien

4. Research value: Data Rekam Medis dapat dijadikan bahan untuk penelitian dalam lapangan kedokteran, keperawatan dan kesehatan. 

5. Education value: Data-data dalam Rekam Medis dapat bahan pengajaran dan pendidikan mahasiswa kedokteran, keperawatan serta tenaga kesehatan lainnya.

6. Documentation value: Rekam medis merupakan sarana untuk penyimpanan berbagai dokumen yang berkaitan dengan kesehatan pasien.

PENYIMPANAN REKAM MEDIS

                Pasal 10 Permenkes No. 749a menyatakan secara tegas bahwa Rekam Medis harus disimpan sekurang-kurangnya selama 5 tahun terhitung sejak saat pasien terakhir berobat. Jika dibandingkan dengan negara-negara lain, masa penyimpanan ini tennasuk singkat. Di negara bagian Califonnia Amerika Serikat, penyimpanan rekam medis adalah 7 tahun sejak terakhir kali pasien berobat. Untuk pasien anak-anak, penyimpanan berkasnya bahkan sampai yang bersangkutan berusia 21 tahun , dan kalau perlu bahkan sampai 28 tahun. Di Pensylvania masa penyimpanannya lebih lama yaitu sampai 15 tahun, bahkan di negara Israel sampai 100 tahun. Dalam rangka penghematan ruangan penyimpanan, ada beberapa negara yang membolehkan berkas, yang berusia lebih dari 3 tahun dari saat terakhir pasien berobat, dialihkan menjadi berkas dalam microfilm.

Khusus untuk kasus-kasus yang menjadi perkara di pengadilan, American Medical Record Association dan American Hospital Association membuat pengaturan lebih lanjut dalam Statement on Preservation of Patient Medical Record in Health Care Institution.Dalam aturan tersebut dikatakan bahwa pada kasus biasa berkas Rekam Medis disimpan sampai 10 tahun terhitung dari saat pasien terakhir berobat. Sedang pada kasus yang diperkarakan di pengadilan, penyimpanan berkas Rekam Medisnya

lebih lama lagi yaitu 10 tahun kemudian terhitung sejak perkara terakhimya selesai. "Berkas yang terlah habis masa penyimpannya dapat dimusnahkan, kecuali jika ada halangan oleh peraturan lain.

Pengelolaan dan Penyimpanan Rekam Medis

1.    Sistem Penamaan Rekam Medis

Penulisan Nama pada berkas rekam medis menurut Tata Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit (1991:11) adalah  :

a.    nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dengan demikian, ada beberapa kemungkinan dalam penulisan nama :

1)   nama pasien sendiri bila telah terdiri dari dua suku kata.

2)   nama pasien sendiri diikuti dengan nama suami, bila dia merupakan perempuan bersuami.

3)   nama pasien dilengkapi dengan nama orang tua, biasanya ayah.

4)   bagi pasien yang memiliki nama keluarga/marga didahulukan dan kemudian diikuti dengan nama pasien sendiri.

b.    nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan  yang disempurnakan.

c.    bagi pasien perempuan, diakhiri dengan Ny. Atau Nn. sesuai dengan statusnya.

d.   pencantuman titel ditulis setelah nama lengkap pasien.

e.    tuan, saudara, bapak, tidak dicantumkan.

2.    Sistem Penomoran Rekam Medis

Pada setiap lembaga pelayanan kesehatan, rekam medis disimpan sesuai nomor yaitu nomor  pasien masuk (admission number).  Menurut buku Tata Cara Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit, sistem penomoran pasien masuk ada tiga, yaitu :

a.    pemberian nomor cara seri

Sistem ini dilakukan dengan cara memberikan nomor rekam medis yang berbeda setiap pasien berkunjung ke rumah sakit tersebut. Sehingga rekam medisnya pun disimpan  di berbagai tempat sesuai dengan nomornya.

b.    pemberian nomor cara unit

Sistem ini dilakukan dengan memberikan hanya nomor rekam medis  baik untuk berobat rawat jalan maupun rawat inap. Sehingga nomor tersebut akan digunakan oleh pasien setiap kali berobat ke rumah sakit tersebut dan berkas rekam medisnya pun hanya disimpan  pada satu tempat dengan satu nomor yang sama.

c.    pemberian nomor cara seri unit

Sistem ini merupakan gabungan dari kedua sistem diatas. Jadi, pasien akan diberikan nomor rekam medis  yang baru  setiap berkunjung ke  rumah sakit. Namun, berkas rekam medisnya akan disimpan dibawah rekam medis sebelumnya. Setiap rekam medis yang diambil dan dipindahkan harus diberikan catatan pada tempat sebelumnya dipindahkan  kemana rekam medis tersebut.

Dari ketiga sistem tersebut, sistem seri unit lah yang dianggap paling efektif karena akan memudahkan petugas rekam medis dalam pengelolaannya. Selain itu juga akan cepat untuk menggambarkan riwayat penyakit si pasien. Sedangkan pada sistem seri, kelemahannya terletak pada letak berkas yang berceceran dan sistem seri unit kelemahannya pada kegiatan memindah-mindahkan berkas tersebut.

3.    Sistem Penyimpanan Rekam Medis

Kegiatan penyimpanan rekam medis bertujuan untuk melindunginya dari kerusakan fisik dan isinya itu sendiri. Rekam medis harus dilindungi dan  dirawat karena merupakan benda yang sangat berharga bagi rumah sakit. 

Ada dua cara penyimpanan berkas rekam medis itu sendiri, yaitu :

a.    sentralisasi

yaitu penyimpanan rekam medis dimana antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis ketika pasien dirawat dibuat menjadi satu kesatuan dan disimpan di bagian rekam medis.

Tabel.1. Penyimpanan Sentralisasi

KELEBIHAN	KELEMAHAN
1)   dapat mengurangi terjadinya duplikasi berkas rekam medis	1)   perlu waktu dalam pelayanan rekam medis
2)   dapat menyeragamkan tata kerja, peraturan, dan alat yang  digunakan	2)   perlu ruangan, alat, dan pegawai yang lebih banyak jika tempat penyimpanan jauh dengan lokasi penggunaan rekam medis
3)   efisiensi kerja petugas
4)   permintaan rekam medis dapat dilayani setiap saat

b.   desentralisasi

yaitu sistem penyimpanan rekam medis dimana terjadi pemisahan antara rekam medis kunjungan poliklinik dan rekam medis selama pasien dirawat. Rekam medis kunjungan poliklinik disimpan di poliklinik yang bersangkutan sedangkan rekam medis perawatan disimpan di bagian rekam medis.

Tabel.2. Penyimpanan Desentralisasi

KELEBIHAN	KELEMAHAN
1)   efisiensi waktu dimana pasien mendapatkan pelayanan yang lebih cepat	1)   terjadi duplikasi rekam medis sehingga riwayat penyakit terpisah
2)   kerja petugas rekam medis lebih ringan	2)   biaya pengadaan rekam medis lebih banyak
3)   pengawasan terhadap berkas rekam medis lebih ketat karena lingkupnya sempit	3)   bentuk dan isi rekam medis berbeda
	4)   menghambat pelayanan jika rekam medis dibutuhkan oleh unit lain

Sedangkan sistem penyimpanannya, biasanya dilakukan dengan sistem numerik. Ada tiga sistem numerik dalam penyimpanan berkas rekam medis, yaitu :

a.    sistem nomor langsung (straight numerical filling system)

yaitu penyimpanan berkas rekam medis pada secara berurutan sesuai dengan nomor urut rekam medis tersebut. Misalnya :  220910,  220911, 220912,  dan seterusnya.

Kelebihan :

1)   memudahkan dalam pengambilan sejumlah rekam medis dengan nomor yang berurutan dan untuk rekam medis yang tidak aktif lagi

2)   memudahlan dalam melatih petugas penyimpanan rekam medis

Kelemahan :

1)   kesibukan tidak merata, kegiatan tersebuk terjadi pada rak penyimpanan rekam medis dengan nomor terbaru

2)   perlu konsentrasi petugas untuk menghindari kesalahan penyimpanan rekam medis (nomor tertukar)

3)   pengawasan kerapian sukar dilakukan

b.   sistem nomor akhir (terminal digit filling system)

yaitu sistem yang menggunakan nomor dengan 6 angka yang dikelompokkan menjadi tiga. Angka pertama terdiri dari dua kelompok  angka yang terletak paling kanan, angka kedua terdiri dari dua kelompok angka yang terletak di tengah, dan angka ketiga terdiri dari dua angka yang terletak paling kiri. Misalnya :

                        22                           09                           10

              (angka ketiga)       (angka kedua)      (angka pertama)

                 tertiary digit         secondary digit         primary digit

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 kelompok angka pertama yaitu 00 sampai dengan 99. pada waktu menyimpan, petugas harus melihat angka pertama dan membawa rekam medis tersebut kedaerah rak penyimpanan untuk kelompok angka pertama yang bersangkutan. Pada kelompok angka pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian rekam medis dimpan didalam urutan sesuai dengan kelompok angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan. Contoh :

22-09-10

23-09-10

24-09-10

25-09-11

26-09-12

Kelebihan  :

1)   pertambahan rekam medis merata ke 100 kelompok (section) di dalam rak penyimpanan

2)   pekerjaan penyimpanan dan pengambilan rekam medis dapat dibagi secara merata

3)   kekeliruan menyimpan dapat di cegah, karena petugas hanya memperhatikan 2 (dua) angka akhir saja dalam memasukkan rekam medis kedalam rak

Sedangkan kelemahannya adalah perlu waktu yang cukup lama untuk melatih dan membimbing petugas penyimpanan.

c.    sistem nomor tengah (middle digit)

Dalam sistem penyimpanan angka tengah, rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka. Angka yang terletak ditengah menjadi angka pertama, angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka paling kanan menjadi angka ketiga. Contoh :

                        22                           09                           10

              (angka kedua)      (angka pertama)   (angka ketiga)

Kelebihan :

1)      memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan

2)      penggantian dari sistem nomor langsung ke sistem angka tengah lebih muda daripada penggantian sistem nomor langsung ke sistem angka akhir

3)      penyebaran nomor-nomor lebih merata jika dibandingkan dengan sistem nomor langsung, tetapi masih tidak menyamai sistem angka akhir

4)      petugas  dapat dibagi pada section penyimpanan tertentu sehingga kekeliruan menyimpan dapat di cegah

Kelemahan  :

1)   memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama bagi petugas

2)   terjadi rak lowong pada beberapa section, bila rekam medis dialihkan ke tempat penyimpanan in-aktif (Depkes, 1991 : 19)

Pengambilan Kembali (Retrival) Berkas Rekam Medis

Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis adalah sebagai berikut:

1.    Pengeluaran rekam medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah :

a.    rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan rekam medis, tanpa tanda keluar/kartu permintaan.

b.    apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat waktunya. Seharusnya setiap reka medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja pada hari yang bersamaan.

c.    rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah pengadilan.

d.    permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya.

2.    Petunjuk keluar (outguide)

Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis. Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali.

3.    Kode warna (sampul map)

Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10 macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9. (Dep. Kes, 1991 : 27).

Ruang Pengelolaan dan Penyimpanan Rekam Medis

Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan cepat kepada seluruh pasien, mudah dijangkau dari segala penjuru, dan mudah menunjang pelayanan administrasi. Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai. Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan penglihatan petugas. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu dan pencegahan bahaya kebakaran.

Ruangan penyimpanan arsip harus memperhatikan hal-hal berikut :

1.    Ruangan penyimpanan arsip jangan terlalu lembab, harus dijaga supaya tetap kering. Supaya ruangan tidak terlalu lembab perlu diatur berkisar 650 F sampai 750 F dan kelembaban udara sekitar 50% sampai 65%. Untuk dihidupkan selama 24 jam terus menerus. Perhatikan AC juga bisa mengurangi banyaknya debu.

2.    Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam, yaitu sinar matahari. Sinar matahari, selain memberikan penerangan ruangan, juga dapat membantu membasmi musuh kertas arsip.

3.    Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip, antara lain jamur, rayap, ngengat. Untuk menghindarinya dapat digunakan sodium arsenite, dengan meletakkannya di celah-celah lantai. Setiap enam bulan sekali ruangan disemprot dengan racun serangga seperti : DDT, Dieldrin, Prythrum, Gaama Benzene Hexacloride, dengan cara menyemprotkan racun pada dinding, lantai dan alat-alat yang dibuat dari kayu.

4.    Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221). Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat ini hanya mampu dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka dianjurkan karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan mudah atau rak-rak beroda.

5.    Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 : 24).

Perencanaan Berkas Rekam Medis yang Tidak Aktif

Retensi atau lamanya penyimpanan rekam medis diatur berdasarkan Surat Keputusan Nomor : YM.00.03.3.3683 tanggal 16 Agustus 1991 tentang jadwal retensi/lama penyimpanan rekam medis. Pemusnahan rekam medis mengacu kepada Surat Edaran Dirjen Yan.Med Nomor HK.00.05.001.60 tahun 1995 tentang petunjuk teknis pengadaan formulir rekam medis dan pemusnahan berkas rekam medis di rumah sakit. Berikut ini adalah jadwal retensi/lamanya penyimpanan rekam medis.

Tabel.3. Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan

No.	KASUS	AKTIF	IN-AKTIF
1.	Penyakit dalam : a.    umum b.    jantung c.    paru-paru	5 tahun 10 tahun 5 tahun	2 tahun 2 tahun 2 tahun
2.	Saraf	5 tahun	2 tahun
3.	Penyakit kulit  : a.     umum b.     kusta	5 tahun 15 tahun	2 tahun 2 tahun
4.	Jiwa : a.     umum b.    Ketergantungan obat	10 tahun 15 tahun	5 tahun 2 tahun
5.	Anak	5 tahun	2 tahun
6.	Kebidanan/kandungan	5 tahun	2 tahun
7.	Bedah	5 tahun	2 tahun
8.	Bedah saraf	5 tahun	2 tahun
9.	Orthopedi	10 tahun	2 tahun
10.	THT	5 tahun	2 tahun
11.	Gigi dan mulut : a.     infeksi rahang 1)   dewasa 2)   anak b.     trauma c.     cacat bawaan 1)   celah bibir 2)   celah langit d.    kelainan rahang e.     tumor f.      exodentia g.     orthodentic h.     edodentic i.       periodentic 1)   protetic 2)   pedodentic	5 tahun 5 tahun 10 tahun 12 tahun 15 tahun 15 tahun 15 tahun 5 tahun 10 tahun 5 tahun 10 tahun 5 tahun	2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun 2 tahun
12.	Kasus lainnya	Ditentukan oleh SMF masing-masing sesuai ketentuannya

Sumber : Buku Pedoman Rekam Medis (RSU Gunung Sitoli, 2005 : 35)

Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebuit tidak digunakan lagi. Apabila tidak tersedia tempat penyimpanan rekam medsi aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang aktif seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis baru dan pada saat diambilnya rekam medis tidak aktif, di tempat semula harus diletakkan tanda keluar, untuk, mencegah pencarian yang berlarut-larut pada saat diperlukan. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain yang terpisah dari bagian rekam medis atau dibuat microfilm. Jika digunakan microfilm,rekam medis aktif dan tidak aktif dapat disimpan bersamaan, karena penyimpanan microfilmtidak banyak memakan tempat. (Dep.Kes, 1991 :30).

Sebagian besar rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif (in active records) harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyipanan untuk rekam medis yang baru. Patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif, sedangkan di rumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, karena sangat terbatasnya ruang penyimpanan.

Pemusnahan Berkas Rekam Medis

Sesuai Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 dijelaskan bahwa untuk Pelayanan Kesehatan di  Rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis maka harus memenuhi aturan sebagai berikut:

1.    Rekam medis pasien rawat inap wajib disimpan sekurang-kuangnya 5 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat di rumah sakit.

2.    Setelah 5 tahun rekam medis dapat dimusnahkan kecuali ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik.

3.    Ringakasan pulang dan persetujuan tindakan medik wajib disimpan  dalam jangka waktu 10 sejak ringkasan dan persetujuan medik dibuat.

4.    Rekam medis dan ringkasan pulang disimpan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Untuk Pelayanan Kesehatan non rumah Sakit dalam mengelola dan pemusnahan rekam medis harus memenuhi aturan sebagai berikut:

1.    Rekam medis pasien wajib disimpan sekurang-kuangnya 2 tahun sejak pasien berobat terakhir atau pulang dari berobat. Setelah 2 tahun maka rekam medis dapat dimusnahkan. 

Kerahasiaan isi rekam medis yang berupa identitas, diagnosis, riwayat penyakit, riwayat pemeriksaan dan riwayat pengobatan harus dijaga kerahasiaannya oleh dokter, dokter gigi, petugas kesehatan lain, petugas pengelola dan pimpinan sarana pelayanan kesehatan. Untuk keperluan tertentu rekam medis tersebut dapat dibuka dengan ketentuan:

1.    Untuk kepentingan kesehatan pasien.

2.    Atas perintah pengadilan untuk penegakan hukum.

3.    Permintaan dan atau persetujuan pasien sendiri.

4.    Permintaan lembaga /institusi berdasarkan undang-undang.

5.    Untuk kepentingan penelitian, audit, pendidikan dengan syarat tidak menyebutkan identitas pasien. 

Permintaan rekam medis tersebut harus dilakukan tertulis kepada pimpinan sarana pelayanan kesehatan.

Sesuai Ketentuan Permenkes No. 269/MENKES/PER/III/2008 maka kita dapat menjalankan pengelolaan rekam medis di rumah sakit maupun non rumah sakit. Dokter, dokter gigi dan petugas lain, pengelola dan pimpinan harus  menjaga kerahasiaan rekam medis serta dapat memanfaatkan rekam medis sesuai ketentuannya

---